ความสำคัญของสารสนเทศ
การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมปัจจุบัน ทำให้สารสนเทศมีความสำคัญ โดยเน้นประเด็นต่อไปนี้
1. ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่ มีลักษณะ 3 ประการคือ
1.1 ระบบเศรษฐกิจโลก
1.2 ระบบเศรษฐกิจซึ่งเน้นการบริการที่อาศัยสารสนเทศเป็นหลัก
1.3 เครือข่ายความสัมพันธ์
2. การเปลี่ยนแปลงด้านองค์การและการบริหาร มีลักษณะ 3 ประการคือ
2.1 องค์กรแบบใหม่
2.2 การบริหารแบบใหม่
2.3 การบริหารที่เน้นความโปร่งใสและตรวจสอบได้
3. การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี มีลักษณะ 3 ประการคือ
เทคโนโลยีสารสนเทศมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้มากขึ้น ราคาถูกลง มีรูปแบบการสื่อสารโทรคมนาคมที่หลากหลาย เทคโนโลยีมีบทบาทในการเปลี่ยนแปลงการดำเนินธุรกิจและการทำงานสาขาวิชาชีพต่าง ๆ เช่น การแพทย์, วิทยาศาสตร์, ประวัติศาสตร์, รัฐศาสตร์, ดนตรี เป็นต้น
ความหมายของข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้
ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่งคือ การประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้ มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
ความรู้ (Knowledge) คือ สารสนเทศบวกกับ Know-how คือ สารสนเทศอย่างเดียวไม่พอที่จะทำให้เกิดความรู้ เราต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้สารสนเทศในการแก้ปัญหาผลิตสินค้าหรือบริการ (Kogut & Zander, 1992)
ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
มิติด้านเวลา
1.การทันเวลา (Timeliness) »สามารถหาได้รวดเร็วทันเวลาที่ต้องการ
2.ความเป็นปัจจุบัน (Up-to-date)» มีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
มีระยะเวลา (Time Period) » มีข้อมูลทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ
มิติด้านเนื้อหา
1.ความถูกต้องเที่ยงตรง » สารสนเทศซึ่งไม่มีข้อผิดพลาด
2.ความสัมพันธ์กับเรื่อง » สอดคล้องกับเรื่องที่ต้องการ
3.ความสมบูรณ์ » คลอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญทุกเรื่องที่ต้องการทราบ
4.ความน่าเชื่อถือได้ » ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูล
5.ตรวจสอบได้ » ตรวจสอบความถูกต้องและแหล่งที่มา
มิติด้านรูปแบบ
1.ความชัดเจน
2.ระดับของการนำเสนอรายละเอียด
3.รูปแบบการนำเสนอ
4.สื่อในการนำเสนอ
5.ความยืดหยุ่น
6.ความประหยัด
มิติด้านกระบวนการ
1.ความสามารถในการเข้าถึง
2.การมีส่วนร่วม
3.การเชื่อมโยง
ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ ฮาร์ดแวร์ ซอร์ฟแวร์ การสื่อสารโทรคมนาคม การจัดการฐานข้อมูล และเทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (O’Brien, 2001)
ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ ประสานงานและควบคุมการดำเนินงาน
องค์ประกอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS) มีองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ส่วนคือ
1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
2.ซอฟท์แวร์ (Software)
3.ฐานข้อมูล (Database)
4.เครือข่าย (Network)
5.กระบวนการ (Procedure)
6.คน (People)
บทบาทของนักบริหารและปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
- กำหนดสารสนเทศทีต้องการ (what) โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หรือหน้าที่ของหน่วยงาน
- พิจารณาเวลา (when) ที่ต้องใช้สารสนเทศนั้น เพื่อกำหนดเวลารวบรวม ประมวลผล จัดทำรายงาน
- ทราบว่าจะหาสารสนเทศดังกล่าวได้ที่ไหน (where) จากแหล่งข้อมูลภายใน หรือภายนอก
- เข้าใจว่าทำไม (why) จึงต้องมีสารสนเทศนั้น ทราบถึงสาเหตุในการเก็บรวบรวมข้อมูล
- ทราบว่าผู้ใช้สารสนเทศคือใคร (for whom) เพื่อจะได้จัดทำรูปแบบการนำเสนอให้เหมาะสม
- จะใช้เครื่องมืออะไร (how) ในการเก็บรวบรวม ประมวล รักษาสารสนเทศ
- สามารถเข้าใจความหมายของสารสนเทศที่หามาได้
- สามารถดำเนินการหรือปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม
- ใช้สารสนเทศอย่างถูกต้องตามกฎหมายและอย่างมีจริยธรรม
แนวทางเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ
การศึกษาเรื่องระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จำเป็นต้องอาศัยความรู้ในสาขาวิชาต่าง ๆ ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงมีลักษณะเป็น สหวิทยาการ (multidisciplinary) ดังนั้น จึงแบ่งการศึกษาระบบสารสนเทศออกเป็น 2 แนวทางคือ (Laudon, 1999)
แนวทางด้านเทคนิค (Technical Approach)
แนวทางด้านพฤติกรรม (Behavioral Approach)
ประโยชน์ของสารสนเทศ
สารสนเทศที่ดีมีประโยชน์ในด้านต่อไปนี้
1.ประสิทธิภาพ (Efficiency)
2.ประสิทธิผล (Effectiveness)
3.ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
4.คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)
ประสิทธิภาพ (Efficiency)
1. ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว
2. ระบบสารสนเทศช่วยในการเข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว
3. ระบบสารสนเทศช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
4. ช่วยลดต้นทุน
5. ช่วยให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เป็นไปได้ด้วยดี
ประสิทธิผล (Effectiveness)
1. ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ส่งผลให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้
2. ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสม
3. ระบบสารสนเทศช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้น, ทำได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น, ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น
องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization
เป็นปรากฏการณ์ใหม่ที่เกิดขึ้นมาพร้อมกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบันได้มีปรากฏการณ์ร่วมสมัยกับองค์กรเสมือนจริงเกิดขึ้นมากมาย เช่น ชั้นเรียนเสมือนจริง (Virtual Classroom), ทีมงานเสมือนจริง (Virtual Team), ทัวร์เสมือนจริง (Virtual Tour) เป็นต้น ซึ่งปรากฏการณ์เหล่านี้เกิดจากแนวคิดเรื่องความจริงเสมือน (Virtual Reality) ซึ่งเป็นคุณสมบัติของระบบคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถในการสร้างโลกจำลองขึ้นมาให้เป็นระบบที่เสมือนจริง
แนวคิดเรื่องความจริงเสมือน (Virtual Reality)
ความจริงเสมือน หรือความจริงซึ่งสร้างจำลองโดยเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นความจริงที่มนุษย์สร้างขึ้นในลักษณะสามมิติ เพื่อเลียนแบบความจริงด้านกายภาพ (Physical Reality) เช่น การสร้างแบบจำลองของบ้านในลักษณะสามมิติโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์
ความหมายขององค์การเสมือนจริง
องค์กรเสมือนจริงเป็นรูปแบบขององค์กรแบบใหม่ ดังนั้น จึงยังไม่มีคำจำกัดความที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ตัวอย่างคำจำกัดความขององค์กรเสมือนจริงเช่น
- องค์กรเสมือนจริง คือ องค์กรที่ใช้เครือข่ายในการเชื่อมโยงคน ทรัพย์สิน และความคิดต่าง ๆ เพื่อสร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขตขององค์กรแบบเดิม หรือข้อจำกัดในด้านสถานที่ตั้งขององค์กร (Laudon & Laudon, 1999)
- องค์กรเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์กรแบบใหม่ ซึ่งประกอบด้วยคน กลุ่มคน หรือหน่วยงาน หรือองค์การซึ่งไม่ได้อยู่ภายใต้องค์กรเดียวกัน และกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ ในลักษณะชั่วคราวหรือถาวร โดยผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจะดำเนินการในกระบวนการผลิต (Travica, 1997)
- องค์กรเสมือนจริง คือ เครือข่ายขององค์กรซึ่งเชื่อมโยงด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจะแลกเปลี่ยนทักษะ ทรัพยากร และสินค้าบริการ
รีอินจิเนียริ่ง
รีอินจีเนียริ่ง คือ การทบทวนความคิดพื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่โดยสิ้นเชิง เพื่อให้บรรลุผลการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ในผลงาน เช่น ต้นทุน, คุณภาพ, บริการ, และความเร็ว (Hammer & Champy, 1993)
หลักการของรีอินจีเนียริ่ง
1. การคิดใหม่จากพื้นฐาน
2. การออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน
3. การปรับปรุงที่ส่งผลอย่างใหญ่หลวง
4. เน้นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน
เหตุผลในการทำรีอินจีเนียริ่ง
1. ลูกค้า
- มีความรู้ความเข้าใจในสินค้า/บริการมากขึ้น
- มีความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลจำนวนมหาศาลง่ายขึ้น
- มีพลังในการต่อรองมากขึ้น
2. การแข่งขัน
- มีความรุนแรงมากขึ้น, มีรูปแบบที่หลากหลายขึ้น
- มีการนำเทคโนโลยีมาสร้างสรรค์การผลิตสินค้า/บริการมากขึ้น
- มีการบุกรุกจากคู่แข่งต่างชาติมากขึ้น
องค์ประกอบของรีอินจีเนียริ่ง
1. การออกแบบใหม่ (Redesign)
- เน้นการปรับปรุงลักษณะปรับปรุงทั้งกระบวนการ
- อาจนำเทคนิค One Stop Service เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานสั้นลง
- อาจมีการปรับรื้อระเบียบ, กฎเกณฑ์,โครงสร้างองค์กรแบบเดิม
2. เครื่องมือ (Retool)
- มีการนำ IT / IS เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือในการทำ RE
- มีการนำ IT / IS มาเป็นตัวสนับสนุนเพื่อสร้างวิธีการทำงานใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อน
3. การปรับปรุงการทำงานใหม่ (Re orchestrate)การปรับปรุงการทำงาน Re engineering มี 2 ระดับคือ
- การเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร ทุกกระบวนการในการทำงาน
- การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ คือ เลือกเฉพาะบางกระบวนการที่มีความสำคัญต่อการทำงาน หรือทางด้านการแข่งขัน, การสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า เป็นต้น
ข้อดีของรีอินจีเนียริ่ง
1. ปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่ในการทำงานทั้งหมด โดยไม่ยึดติดกับระบบการทำงานแบบเดิม
2. มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ
3. เจ้าหน้าที่/พนักงาน ทำงานได้เป็นอิสระมากขึ้น
4. มีการนำ IT/IS มาใช้ในการปรังปรุงงาน
5. เป็นวิธีปรับปรุงที่ให้ความสำคัญต่อกระบวนการเป็นสำคัญ
ข้อจำกัดของรีอินจีเนียริ่ง
1. RE ละเลยเรื่องคนในองค์กร ทำให้พนักงานขาดขวัญ และกำลังใจในการทำงาน
2. ขาดการนำเรื่องวัฒนธรรมองค์การมาพิจารณาในการปรับปรุงงาน
3. การทำ RE เป็นการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ยากที่จะทำให้ประสบความสำเร็จโดยฉับพลัน และยังมีความเสี่ยงค่อนข้างสูง
4. มีลักษณะการเปลี่ยนแปลงจากระดับสูงลงมา ขาดการมีส่วนร่วมจากระดับล่าง ทำให้พันธะผูกพัน การเปลี่ยนแปลงมีน้อย
การจัดการความรู้ (Knowledge Management)
ในระบบเศรษฐกิจยุคใหม่ ฐานความรู้ถือเป็นทรัพย์สินที่มีความสำคัญขององค์การ การแข่งขันด้านธุรกิจต้องอาศัยความรู้ในด้านกระบวนการต่าง ๆ ดังนั้น ทฤษฎีการจัดการบางทฤษฎีจึงเชื่อว่า ทรัพย์สินทางความรู้มีความสำคัญต่อการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันและความอยู่รอดขององค์การมากกว่าทรัพย์สินทางกายภาพและทรัพย์สินทางการเงิน (Laudon, Laudon, 2002)
ความรู้ คือสารสนเทศที่มีคุณค่ามากที่สุด เพราะเป็นสารสนเทศที่ผสมผสานเข้ากัประสบการณ์ วิจารณญาณ และปัญญาของคนเข้าไปด้วย
ความรู้จำแนกเป็นสองประเภทคือ
1. ความรู้แบบไม่ชัดแจ้ง (Tacit Knowledge) คือ ความรู้ที่มีเนื้อหาเฉพาะเจาะจง ยากที่จะสื่อสารให้คนอื่นทราบหรือเข้าใจได้ง่าย ต้องอาศัยทักษะในการฝึกฝน เช่น การว่ายน้ำ การขี่จักรยาน เป็นต้น
2. ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) คือความรู้ที่สามารถรวบรวม จัดระบบ และถ่ายทอดโดยใช้ IT ได้ เช่น ความรู้ที่ได้จากหนังสือหรือตำราต่าง ๆ เป็นต้น
การจัดการความรู้ คือ กระบวนการที่สำคัญในการสร้าง จัดระบบ และถ่ายทอดความรู้อย่างทั่วถึงภายในองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน หรือทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลมากขึ้น
องค์ประกอบของ Knowledge Management มีดังนี้
- การสร้างความรู้
- การจัดระบบความรู้
- การถ่ายทอดความรู้
การสร้างความรู้ คือ การแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กร โดยผ่านกลไก การเรียนรู้ อาทิ การวิจัยและพัฒนา การร่วมกันแก้ไขปัญหา, การพัฒนาเครือข่าย, หรือการพัฒนาผ่านเครือข่ายเป็นต้น
การจัดระบบความรู้ เมื่อความรู้ได้สร้างขึ้นแล้ว จะมีกระบวนการต่อเนื่องในการจัดระบบความรู้ รวมถึงการแสดงความรู้ในลักษณะที่ง่ายต่อการเข้าถึงหรือถ่ายโอน
การถ่ายทอดความรู้ คือ การนำความรู้ที่มีอยู่ถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่น หรือหน่วยงานอื่น เช่นการใช้เครือข่ายในองค์กร หรือการใช้ซอร์ฟแวร์สำหรับทำงานเป็นกลุ่ม
ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เฮอร์ไชม์ (Hirscheim, 1985) ได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถจำแนกได้ 3 กลุ่มคือ
- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านบวก (Optimism)
- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านลบ (Pressimism)
- กลุ่มที่มองผลกระทบในลักษณะสัมพันธ์ (Relativism)
